Tietosuojailmoitus

Aholansaarisäätiön tietosuojailmoitus

1. Rekisterinpitäjä

Aholansaarisäätiö sekä
Aholansaaren Matkailu Oy
Leirikirkonpolku 2
73310 Tahkovuori
Puh. 050 464 1000
y-tunnus: 0226223-1

2. Rekisterin nimi

Aholansaaren asiakasrekisteri

3. Yhteyshenkilö

Toimitusjohtaja Anne Tuomainen
Leirikirkonpolku 2
73310 Tahkovuori
Puh. 0500 585 544
anne.tuomainen@aholansaari.fi

4. Miksi keräämme tietoja?

Rekisterin käyttötarkoitus on Aholansaarisäätiön ja sen tytäryhtiön Aholansaaren Matkailu Oy.n (joista molemmista käytetään myös nimeä Aholansaari) vapaaehtoisten toimijoiden, lahjoittajien, ystäväkirjeiden tilaajien ja muiden asiakkaiden yhteystietojen ylläpitäminen ja asiakassuhteen hoitaminen.  Asiakasrekisteri on Aholansaaren välttämätön työkalu markkinoinnissa ja postituksissa sekä arkistohakemistona. Rekisterissä oleville voidaan tiedottaa Aholansaaren ja erityistapauksissa säätiön yhteistyökumppaneina toimivien tausta- ja sisaryhteisöjen (Herättäjä-yhdistys, Wanha Karhunmäki) toiminnasta ja kampanjoista sähköpostilla tai paperipostilla. Asiakkaalle ei kuitenkaan lähetetä suoramarkkinointia ilman tämän hyväksyntää. Asiakkaalla on milloin tahansa oikeus perua hyväksymisensä suoramarkkinointiin.

Asiakkaan henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

  • asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
  • palvelun toteuttaminen
  • asiakastapahtumien varmentaminen
  • asiakaspalvelun kehittäminen
  • markkinointi (suoramainonta)
  • analysointi ja tilastointi
  • tutkimukset

5. Mitä tietoja keräämme?

Rekisteri voi sisältää mm. seuraavia tietoja:

  • Henkilön koko nimi
  • Postiosoite
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Syntymäaika
  • Sukupuoli
  • Kieli
  • Alaikäisen asiakkaan/osallistujan ollessa kyseessä myös huoltajan yhteystiedot
  • Leireille ja tapahtumiin osallistuvilta mahdolliset terveystiedot, joilla on merkitystä sekä henkilön turvallisuuden että soveltuvien ravintolapalveluiden takaamiseksi
  • Asiakassuhdetta koskevat tiedot kuten tilaus- ja maksutiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot, arvonta- ja kilpailutiedot ja peruutustiedot
  • Mahdolliset luvat ja suostumukset
  • Mahdolliset tarjonnanestotiedot
  • Mahdolliset muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot
  • Lahjoitussopimukset

Majoitusasiakkailta talletetaan lisäksi:

  • suomalainen henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika sekä kansalaisuus
  • matkustajan matkustusasiakirjan numero
  • matkustajan majoitusliikkeeseen saapumispäivä ja lähtöpäivä

Silloin kun laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta 28.4.2006/308 näitä vaatii.

6. Kuinka keräämme tiedot?

Rekisterissä olevat yhteys- ja tukijatiedot saadaan asiakkaalta itseltään puhelimitse, postitse tai internetin kautta erilaisilla lomakkeilla, tapahtumissa täytetyillä yhteyslomakkeilla tai sähköpostitse. Esimerkiksi asiakasyhteisöjen työntekijöiden työhön liittyvät osoitteet, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet voidaan kerätä julkisilta verkkosivuilta.

7. Miten säilytämme tietojasi?

Rekisteriä säilytetään pelkästään sähköisessä muodossa ja vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä on oikeus käyttää rekisteriä. Vaitiolovelvollisuus sitoo rekisteritietoja käsitteleviä henkilöitä. Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen tietosuojailmoituksessa määriteltyjen käyttötarkoituksien toteuttamiseksi, jollei lainsäädäntö muuta edellytä. Pyrimme pitämään huolen siitä, että henkilötiedot ja muut asiakastiedot ovat ajan tasalla ja oikeasisältöisiä.

8. Kenelle luovutamme henkilötietojasi?

Aholansaarisäätiö ei luovuta verkkosivuilla ja kampanjatapahtumissa kerättyjä yhteystietoja kolmansille osapuolille ja käyttää tietoja vain säätiön omassa toiminnassa. Aholansaaressa järjestettävien ja saaressa yli vuorokauden kestävien tapahtumien osallistujalistat tarvitaan sekä majoitustietojen että turvallisuusjärjestelyjen vuoksi. Säätiön puolesta toimiville yhteistyökumppaneille ja alihankkijoille (esim. majoitusvarausjärjestelmät, tilitoimistopalvelut), jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme ja jotka osallistuvat kyseistä asiakasta koskevan palveluketjun tuotantoon tai jotka laskuttavat sopimuksen mukaan palveluitaan suoraan kyseiseltä asiakkaalta, luovutamme tietoja antamamme toimeksiannon perusteella. Sama pätee saatavien perimiseen. Nämä kolmannet osapuolet eivät saa käyttää henkilötietoja mihinkään muuhun kuin kanssamme sovitun palvelun tuottamiseen.

Majoittujien tiedot luovutetaan poliisille (Pohjois-Savon poliisilaitos) kuten laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta 28.4.2006/308 vaatii. Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin sisäinen käyttö

Rekisteriä käyttää koko Aholansaaren henkilökunta sekä konserniin kuuluvan tytäryhtiön Aholansaaren Matkailu Oy:n henkilökunta. Tietojen rekisteröinnistä ja päivityksistä vastaavat ensisijaisesti Aholansaaren myynti- ja markkinointihenkilöstö. Rekisteriin pääseminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus. Rekisteristä tulostetaan sopimukset, laskut, laskuhuomautukset, perintäkirjeet, kutsut ja osoitetarrat markkinointitarkoituksiin kuten esitepostitusta ja infokirjeitä varten.

10. Rekisterin suojaaminen

Rekisteriin sisältyvät tiedot ovat pääsääntöisesti Aholansaaren ja samoissa tiloissa toimivan, konserniin kuuluvan tytäryhtiö Aholansaaren Matkailu Oy:n käytössä. Mikrotietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat huoneissa, joihin on pääsy vain asianomaisilla henkilöillä. Kun vastuuhenkilöt eivät ole paikalla, on kone suljettuna tai lukittuna.

11. Mitä oikeuksia ja valintamahdollisuuksia sinulla on?

Sinulla on oikeus

  • Pyytää virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon korjaamista tai poistamista
  • Kieltää henkilötietojesi käyttö suoramarkkinointia varten
  • Kieltää henkilö- ja yhteystietojen julkaiseminen ja luovuttaminen eteenpäin (luottamushenkilöt ja vapaaehtoiset vastuunkantajat)
  • Tarkastaa rekisterissämme olevat sinua koskevat tiedot. Tarkastuksen voi tehdä kerran vuodessa maksutta.

Pyyntö tietojen tarkastamiseksi tai muuttamiseksi on tehtävä kirjallisesti ja varmennettava omakätisellä allekirjoituksella. Tarkastusoikeus toteutetaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä.

12. Rekisterihallinto

Aholansaaren toimiva johto käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa.

Toimitusjohtaja vastaa

  • rekisterin kuvauksen ja rekisteriselosteen laatimisesta
  • rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisestä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tiedon korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta
  • rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta
  • rekisterin suojaamisesta ja tietoturvan järjestämisestä, arkistoinnista ja hävittämisestä
  • rekisterin vastuuhenkilön nimeämisestä ja hänen tehtävistään
  • Rekisteritoimintoja toteuttaa koko Aholansaaren henkilökunta sekä konserniin kuuluvan tytäryhtiön Aholansaaren Matkailu Oy:n koko henkilökunta.

13. Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet ja koulutus

Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet laaditaan ja henkilöstön koulutus suunnitellaan erikseen.