Aholansaari Foundations integritetsmeddelande
1. Den personuppgiftsansvarige
Stiftelsen Aholansaari och
Aholansaari Tourism Ltd
Camp kyrkans väg 2
73310 Tahkovuori
Tfn. 050 464 1000
Företags-ID: 0226223-1
2. Registrets namn
Aholansaari kundregister
3. Kontaktperson
Tillförordnad VD Kalle Hiltunen
telefon 040 577 9195
kalle.hiltunen@h-y.fi
4. Varför samlar vi in uppgifter?
Syftet med registret är att upprätthålla kontakt- och kundrelationsinformation för Aholansaari Foundation och dess dotterbolag Aholansaari Tourism Ltd (båda benämns också Aholansaari), frivilliga, donatorer, prenumeranter på vänbrev och andra kunder. Kundregistret är ett viktigt verktyg för Aholansaaris marknadsföring och utskick samt ett arkivregister. De som finns i registret kan få information om Aholansaaris verksamhet och kampanjer samt i särskilda fall om stiftelsens partnerorganisationer (Awakener Association, Wanha Karhunmäki) per e-post eller papperspost. Direktmarknadsföring skickas dock inte till kunden utan dennes samtycke. Kunden har rätt att när som helst återkalla sitt samtycke till direktmarknadsföring.
Personuppgifter om kunden kan komma att behandlas för följande ändamål:
- hantering och utveckling av kundrelationer
- genomförande av tjänsten
- verifiering av kundtransaktioner
- utveckla kundservice
- marknadsföring (direktreklam)
- analys och statistik
- studier
5. Vilken information samlar vi in?
Registret kan bland annat innehålla följande information:
- Personens fullständiga namn
- Postadress
- E-postadress
- Telefonnummer
- Födelsedatum
- Sex
- Språk
- Om det rör sig om en minderårig kund/deltagare, även kontaktuppgifter till vårdnadshavaren
- All hälsoinformation från deltagare i läger och evenemang som är relevant både för personens säkerhet och för att säkerställa lämpliga cateringtjänster.
- Information om kundrelationer, t.ex. order- och betalningsinformation, kundfeedback och kundkontakter, information om lotterier och tävlingar samt information om avbokning.
- Eventuella tillstånd och medgivanden
- Möjliga uppgifter mot leverans
- Alla andra uppgifter som samlas in med kundens samtycke
- Donationsavtal
Dessutom kommer boendekunder att behöva göra en deposition:
- finsk personbeteckning eller, om sådan saknas, födelsedatum och nationalitet
- numret på passagerarens resehandling
- Datum för passagerarens ankomst till och avresa från logianläggningen.
När så krävs enligt lagen om logi och catering av den 28.4.2006/308.
6. Hur samlar vi in uppgifterna?
Kontakt- och supporterinformation i registret erhålls från kunden själv per telefon, post eller via internet genom olika formulär, kontaktformulär som fylls i vid evenemang eller via e-post. Till exempel kan adresser, telefonnummer och e-postadresser till anställda i kundgrupper samlas in från offentliga webbplatser.
7. Hur lagrar vi dina uppgifter?
Registret förs endast i elektronisk form och endast personer som har bemyndigats av den personuppgiftsansvarige har tillgång till det. De personer som behandlar uppgifterna i registret är bundna av tystnadsplikt. Vi sparar personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt för de ändamål som anges i integritetsmeddelandet, om inte annat krävs enligt lag. Vi kommer att sträva efter att se till att personuppgifter och annan kundinformation hålls uppdaterad och korrekt.
8. Till vem lämnar vi ut dina personuppgifter?
Aholansaari Foundation lämnar inte ut kontaktuppgifter som samlats in via webbplatsen och marknadsföringsevenemang till tredje part, utan använder uppgifterna endast för sin egen verksamhet. För evenemang på ön Aholansa och evenemang som varar mer än 24 timmar på ön krävs deltagarlistor för både boende- och säkerhetsändamål. För samarbetspartners och underleverantörer (t.ex. bokningssystem för boende, bokföringstjänster) som agerar för stiftelsens räkning och som behandlar personuppgifter för vår räkning och som är involverade i produktionen av en servicekedja för den kunden eller som enligt avtal fakturerar sina tjänster direkt till den kunden, lämnar vi ut uppgifter på grundval av ett mandat som vi har gett. Detsamma gäller för inkassering av fordringar. Dessa tredje parter får inte använda personuppgifterna för något annat ändamål än att tillhandahålla den tjänst som avtalats med oss.
Uppgifter om gästerna kommer att överlämnas till polisen (polismyndigheten i Norra Savolax) i enlighet med lagen om inkvartering och catering 28.4.2006/308. Personuppgifter kommer inte att lämnas ut utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
9. Intern användning av registret
Registret används av hela Aholansaaris personal och av personalen vid koncernens dotterbolag Aholansaari Matkailu Oy. För registrering och uppdatering av uppgifter ansvarar i första hand Aholansaaris försäljnings- och marknadsföringspersonal. För att få tillgång till registret krävs ett personligt användarnamn och lösenord. Användarnamnet och lösenordet ges i samband med beviljandet av åtkomst. Tillträdesrätten upphör att gälla när personen lämnar de uppgifter för vilka han eller hon har beviljats tillträde. Samtidigt raderas användar-ID:t. Registret används för att skriva ut avtal, fakturor, fakturakvitton, inkassobrev, inbjudningar och adressetiketter för marknadsföringsändamål som t.ex. reklamutskick och nyhetsbrev.
10. Skydd av registret
Uppgifterna i registret används huvudsakligen av Aholansaare och koncernens dotterbolag Aholansaare Matkailu Oy, som bedriver verksamhet i samma lokaler. De mikrodatorer som används i systemet är placerade i rum som endast de berörda personerna har tillgång till. När de ansvariga personerna inte är närvarande är datorn stängd eller låst.
11. Vilka rättigheter och valmöjligheter har du?
Du har rätt att
- begära rättelse eller radering av felaktig, onödig, ofullständig eller föråldrad information
- Avstå från att använda dina personuppgifter för direktmarknadsföring
- Förbjuda publicering och utlämnande av person- och kontaktuppgifter (förtroendevalda och volontärledare)
- Kontrollera den information vi har om dig i våra register. Detta kan göras kostnadsfritt en gång om året.
Begäran om kontroll eller ändring av uppgifter skall göras skriftligen och bekräftas med en handskriven namnteckning. Rätten till tillgång ska utövas inom en månad från begäran.
12. Registerhantering
Aholansaaris ledning utövar i egenskap av registeransvarig beslutanderätt över registret.
Verkställande direktören ansvarar för
- utarbetandet av beskrivningen och beskrivningen av registret
- användning av registret, definition av uppgifternas innehåll och ändamål, beviljande av rätt till tillgång, information till den registrerade och utövande av rätten till tillgång, rättelse av uppgifter och utlämnande av uppgifter.
- det tekniska underhållet av registret
- skydd och säkerhet för registret, dess arkivering och förstöring
- utnämning av den person som ansvarar för registret och dennes uppgifter
- Registerfunktionerna sköts av hela personalen vid Aholansaari och hela personalen vid koncernens dotterbolag Aholansaari Matkailu Oy.
13. Riktlinjer och utbildning för interna register
Riktlinjer för interna register kommer att utarbetas och personalutbildning kommer att planeras separat.