Datenschutzhinweis der Aholansaari Stiftung
1. der Controller
Die Aholansaari Stiftung und
Aholansaari Tourismus GmbH
Camp Kirchenweg 2
73310 Tahkovuori
Tel.. 050 464 1000
Geschäfts-ID: 0226223-1
2. der Name des Registers
Aholansaari Kundenregister
3. kontaktperson
Amtierender CEO Kalle Hiltunen
Telefon 040 577 9195
kalle.hiltunen@h-y.fi
4. Warum sammeln wir Daten?
Zweck des Registers ist es, Kontakt- und Kundenbeziehungsinformationen für die Aholansaari-Stiftung und ihre Tochtergesellschaft Aholansaari Tourism Ltd (beide auch als Aholansaari bezeichnet), Freiwillige, Spender, Abonnenten von Freundesbriefen und andere Kunden zu verwalten. Das Kundenregister ist ein wichtiges Instrument für das Marketing und die Mailings von Aholansaari sowie ein Archivverzeichnis. Die im Register eingetragenen Personen können per E-Mail oder per Post über die Aktivitäten und Kampagnen von Aholansaari und in besonderen Fällen von den Partnerorganisationen der Stiftung (Awakener Association, Wanha Karhunmäki) informiert werden. Es wird jedoch keine Direktwerbung an den Kunden ohne seine Zustimmung gesendet. Der Kunde hat das Recht, seine Zustimmung zum Direktmarketing jederzeit zu widerrufen.
Personenbezogene Daten des Kunden können für die folgenden Zwecke verarbeitet werden:
- Verwaltung und Entwicklung von Kundenbeziehungen
- Implementierung des Dienstes
- Überprüfung von Kundentransaktionen
- Entwicklung des Kundendienstes
- Marketing (Direktwerbung)
- Analyse und Statistik
- Studien
5. Welche Informationen sammeln wir?
Das Register kann unter anderem die folgenden Informationen enthalten
- Vollständiger Name der Person
- Postanschrift
- E-Mail Adresse
- Rufnummer
- Datum der Geburt
- Sex
- Sprache
- Im Falle eines minderjährigen Kunden/Teilnehmers auch die Kontaktdaten des Vormunds
- Alle Gesundheitsinformationen von Teilnehmern an Freizeiten und Veranstaltungen, die sowohl für die Sicherheit der Person als auch für die Gewährleistung angemessener Verpflegungsdienste relevant sind.
- Informationen über Kundenbeziehungen wie Bestell- und Zahlungsinformationen, Kundenfeedback und -kontakte, Informationen über Gewinnspiele und Wettbewerbe sowie Stornierungsinformationen.
- Genehmigungen und Zustimmungen, falls vorhanden
- Mögliche Anti-Lieferdaten
- Alle anderen Daten, die mit Zustimmung des Kunden erhoben werden
- Schenkungsvereinbarungen
Darüber hinaus müssen die Beherbergungskunden eine Kaution hinterlegen:
- Finnischer Personalausweiscode oder, falls ein solcher nicht vorhanden ist, Geburtsdatum und Staatsangehörigkeit
- die Nummer des Reisedokuments des Reisenden
- das Datum der Ankunft und der Abreise des Reisenden im Beherbergungsbetrieb
Wenn es das Gesetz über Unterkunft und Verpflegung vom 28.4.2006/308 verlangt.
6 Wie erheben wir die Daten?
Die Kontakt- und Unterstützerinformationen im Register werden von den Kunden selbst telefonisch, per Post oder über das Internet durch verschiedene Formulare, bei Veranstaltungen ausgefüllte Kontaktformulare oder per E-Mail eingeholt. So können beispielsweise Adressen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen von Mitarbeitern von Kundengemeinschaften von öffentlichen Websites gesammelt werden.
7. Wie speichern wir Ihre Daten?
Das Register wird nur in elektronischer Form geführt, und nur die von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen beauftragten Personen haben Zugang zu ihm. Die Personen, die die Daten des Registers verarbeiten, sind an die Verpflichtung zur Wahrung des Berufsgeheimnisses gebunden. Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es für die im Datenschutzhinweis genannten Zwecke erforderlich ist, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben. Wir bemühen uns, personenbezogene Daten und andere Kundeninformationen auf dem neuesten Stand und korrekt zu halten.
8. an wen geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?
Die Stiftung Aholansaari gibt die über die Website und die Werbeveranstaltungen gesammelten Kontaktdaten nicht an Dritte weiter und verwendet die Daten nur für ihre eigenen Aktivitäten. Bei Veranstaltungen auf der Insel Aholansa und bei Veranstaltungen, die länger als 24 Stunden auf der Insel dauern, werden Teilnehmerlisten sowohl für die Unterbringung als auch für Sicherheitszwecke benötigt. An Partner und Unterauftragnehmer (z.B. Unterkunftsbuchungssysteme, Buchhaltungsdienste), die im Auftrag der Stiftung handeln und personenbezogene Daten in unserem Namen verarbeiten und die an der Erstellung einer Dienstleistungskette für diesen Kunden beteiligt sind oder die ihre Leistungen vertraglich direkt mit diesem Kunden abrechnen, geben wir Daten auf der Grundlage eines von uns erteilten Mandats weiter. Gleiches gilt für den Einzug von Forderungen. Diese Dritten dürfen die personenbezogenen Daten zu keinem anderen Zweck als zur Erbringung der mit uns vertraglich vereinbarten Leistung verwenden.
Die Daten der Gäste werden an die Polizei (Polizeidienststelle Nord-Savo) weitergegeben, wie es das Gesetz über Unterkunft und Verpflegung 28.4.2006/308 vorschreibt. Die personenbezogenen Daten werden nicht außerhalb der EU oder des Europäischen Wirtschaftsraums weitergegeben.
9. interne Verwendung des Registers
Das Register wird von allen Aholansaari-Mitarbeitern und den Mitarbeitern der Tochtergesellschaft Aholansaari Matkailu Oy genutzt. Für die Registrierung und Aktualisierung der Daten sind in erster Linie die Vertriebs- und Marketingmitarbeiter von Aholansaari zuständig. Der Zugang zum Register erfordert einen persönlichen Benutzernamen und ein Passwort. Der Benutzername und das Passwort werden bei der Gewährung des Zugangs mitgeteilt. Das Zugangsrecht erlischt, wenn eine Person die Aufgaben, für die ihr der Zugang gewährt wurde, verlässt. Gleichzeitig wird die Benutzerkennung gelöscht. Das Register wird für den Druck von Verträgen, Rechnungen, Rechnungsbelegen, Inkassobriefen, Einladungen und Adressetiketten für Marketingzwecke wie Werbesendungen und Newsletter verwendet.
10. der Schutz des Registers
Die im Register enthaltenen Informationen werden hauptsächlich von Aholansaare und der Tochtergesellschaft der Gruppe, Aholansaare Matkailu Oy, genutzt, die in denselben Räumlichkeiten arbeitet. Die Mikrocomputer, auf denen das System verwendet wird, befinden sich in Räumen, die nur den betreffenden Personen zugänglich sind. Wenn die zuständigen Personen nicht anwesend sind, wird der Computer geschlossen oder verriegelt.
11 Welche Rechte und Wahlmöglichkeiten haben Sie?
Sie haben das Recht auf
- die Berichtigung oder Löschung falscher, unnötiger, unvollständiger oder veralteter Informationen zu verlangen
- Widerspruch gegen die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten für Direktmarketingzwecke
- Verbot der Veröffentlichung und Weitergabe von persönlichen Daten und Kontaktdaten (gewählte Vertreter und ehrenamtliche Manager)
- Überprüfen Sie die Informationen, die wir über Sie in unseren Unterlagen haben. Dies kann einmal im Jahr kostenlos geschehen.
Anträge auf Überprüfung oder Änderung von Informationen sind schriftlich zu stellen und durch eine handschriftliche Unterschrift zu bestätigen. Das Auskunftsrecht muss innerhalb eines Monats nach Antragstellung ausgeübt werden.
12. die Verwaltung des Registers
Die Geschäftsleitung von Aholansaari übt als für die Verarbeitung Verantwortlicher die Entscheidungsbefugnis über das Register aus.
Der CEO ist verantwortlich für
- die Erstellung der Beschreibung und der Beschreibung des Registers
- die Nutzung des Registers, die Festlegung des Inhalts und des Zwecks der Daten, die Gewährung von Auskunftsrechten, die Unterrichtung der betroffenen Person und die Ausübung des Auskunftsrechts, die Berichtigung von Daten und die Weitergabe von Daten.
- die technische Pflege des Registers
- den Schutz und die Sicherheit des Registers, seine Archivierung und Vernichtung
- die Ernennung der für das Register verantwortlichen Person und deren Aufgaben
- Die Registerfunktionen werden vom gesamten Personal von Aholansaari und dem gesamten Personal der Tochtergesellschaft Aholansaari Matkailu Oy wahrgenommen.
13. interne Leitlinien und Schulungen für das Register
Es werden interne Leitlinien für das Register erstellt, und die Schulung des Personals wird gesondert geplant.